Module notes de frais

Des dépenses mieux encadrées. Des traitements plus fiables.

Le module Notes de frais Sigmia centralise les justificatifs, les règles, les validations et les remboursements. Il prend en charge les politiques de frais, les taxes, les devises et les moyens de paiement de votre organisation.

Demander une démo Voir le module en action
Les défis

Quand les règles se multiplient, chaque dépense exige plus de contrôle

Les frais professionnels peuvent mobiliser plusieurs barèmes, taxes, devises, cartes et niveaux de validation. Sans processus commun, les contrôles se multiplient et la traçabilité se fragmente.

Sans le module

  • Les justificatifs sont transmis dans plusieurs formats

  • Les barèmes et taxes sont vérifiés manuellement

  • Les cartes d’entreprise sont rapprochées séparément

  • Les taux de change proviennent de sources différentes

  • Les politiques sont appliquées de façon variable

Avec le module

  • Les justificatifs sont centralisés et dématérialisés

  • Les calculs suivent les règles paramétrées

  • Les dépenses par carte sont rapprochées

  • Les devises utilisent des taux actualisés

  • Les politiques sont intégrées aux contrôles
Fonctionnalités clés

Six capacités pour maîtriser vos frais professionnels

Le module encadre la dépense de sa saisie à son transfert vers les systèmes financiers. Les règles peuvent être adaptées selon les profils, entités, projets, pays et catégories.

Voir le module en action
  • 01

    Saisie et lecture des justificatifs

    Transmettez les dépenses depuis un téléphone ou un ordinateur. L’IA extrait les dates, montants, fournisseurs, devises et taxes.

  • 02

    Politiques et validations

    Appliquez plafonds, catégories, conditions et circuits d’approbation selon les profils, entités, projets ou pays.

  • 03

    Indemnités et titres-restaurant

    Calculez les indemnités kilométriques selon vos barèmes et prenez en compte les règles associées aux titres-restaurant.

  • 04

    Cartes d’entreprise

    Rapprochez les dépenses par carte avec leurs justificatifs, puis affectez-les aux collaborateurs, projets et centres de coûts.

  • 05

    TVA, taxes et devises

    Calculez la TVA, paramétrez différents types de taxes et gérez plusieurs devises avec des taux actualisés en temps réel.

  • 06

    Archivage et intégrations

    Conservez les justificatifs avec un archivage à valeur probante, puis transmettez les données validées aux systèmes financiers.

Du justificatif au traitement financier

Découvrez comment une dépense en devise étrangère peut être lue, convertie, rapprochée d’une carte d’entreprise, contrôlée selon la politique applicable et transmise aux responsables.
IA intégrée

Une assistance qui réduit les vérifications répétitives

L’IA Sigmia aide à extraire et structurer les informations des justificatifs. Elle signale certains écarts, tandis que l’acceptation ou le refus reste sous la responsabilité des personnes habilitées.

  • Extraire les montants, taxes, dates et devises
  • Repérer les doublons et les incohérences
  • Soutenir l’application des politiques de dépenses
Découvrir l’IA Sigmia
« La digitalisation avec Sigmia a transformé nos pratiques RH, nous permettant de passer d’une gestion manuelle complexe à une approche fluide et centralisée. C’est un atout majeur pour notre entreprise face aux défis actuels du marché. »
Chargé des Ressources Humaines UTB
Suite gestion administrative

Reliez les dépenses aux collaborateurs et aux finances

Le module s’appuie sur les données du Core RH et transmet les informations validées aux systèmes financiers concernés.

Voir la suite complète

  • 01

    Core RH

    Associez chaque dépense au bon collaborateur, à son entité, son établissement et ses responsabilités.

  • 02

    Centre de services partagés

    Centralisez les questions sur les politiques, justificatifs, cartes d’entreprise et remboursements.

  • 03

    Signature électronique

    Faites signer les politiques de dépenses ou les engagements nécessaires à leur application.

  • 04

    Suite Gestion administrative

    Reliez les dossiers, demandes, documents et dépenses dans un environnement commun.

Questions fréquentes

Tout ce que vous devez savoir sur les Notes de frais

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ?

Échanger avec nos spécialistes

Le module encadre les dépenses saisies par les collaborateurs, les indemnités kilométriques, les titres-restaurant et les dépenses réglées par carte d’entreprise.
Les catégories et conditions sont définies selon les politiques de l’organisation.

Les règles peuvent tenir compte du montant, du profil, de l’entité, du pays, du projet, de la catégorie ou du moyen de paiement.
Le système guide la saisie et signale les dépenses nécessitant un contrôle.

Les transactions peuvent être intégrées au processus de justification et de validation.
Elles sont ensuite rattachées au collaborateur et aux dimensions financières concernées.

Oui. Le module calcule la TVA et permet de paramétrer différents types de taxes à l’échelle internationale.
Le calcul d’une taxe ne signifie pas qu’elle est automatiquement déductible. Le traitement dépend du justificatif et des règles applicables.

Le module prend en charge plusieurs devises et utilise des taux actualisés en temps réel.
Les montants peuvent être convertis dans la devise de référence et analysés à l’échelle d’une entité ou d’un groupe.

L’archivage à valeur probante vise à préserver l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des justificatifs pendant leur conservation.
Sigmia permet de conserver les pièces dans ce cadre. L’organisation reste responsable des durées et règles fiscales applicables.

Maîtrisez vos dépenses, vos taxes et vos validations

Demander une démo Explorer la suite Gestion administrative