Les défis
Quand les documents changent de système, leur suivi se fragmente
Transférer un document confidentiel vers une plateforme distincte multiplie les manipulations, les accès et les intégrations. Les équipes doivent ensuite rapprocher les signatures et les dossiers employés.
Sans le module
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Les documents sont exportés vers un outil distinct
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Les renseignements sont copiés ou synchronisés
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Les documents et campagnes sont suivis séparément
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Les relances reposent sur plusieurs interfaces
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Les documents signés doivent être reclassés
Avec le module
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Les documents restent dans le SIRH Sigmia
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Les renseignements autorisés alimentent les documents
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Les signatures individuelles et groupées sont centralisées
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Les relances et les statuts sont suivis au même endroit
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Les preuves sont rattachées aux bons dossiers
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01
Documents individuels
Faites signer contrats de travail, lettres, conventions, attestations et formulaires directement depuis vos processus RH.
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02
Campagnes groupées
Diffusez des politiques, chartes ou documents de sécurité auprès de centaines d’employés dans une même campagne.
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03
Intégration native au SIRH
Utilisez les données de la Base RH pour préparer les documents, sélectionner les populations et archiver chaque version signée.
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04
Authentification et intégrité
Associez des liens sécurisés, une vérification de l’identité, l’horodatage et le contrôle de l’intégrité du document.
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05
Suivi et relances
Visualisez les documents en préparation, en attente, signés ou expirés, puis organisez les relances individuelles ou groupées.
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06
Preuve et sécurité
Générez la preuve, puis conservez les documents et les sauvegardes dans l’environnement sécurisé de Sigmia.
Du document RH à la preuve, sans rupture de système
Voyez comment les données de la Base RH alimentent un contrat, comment le lien et l’authentification sont gérés, puis comment le document signé et sa preuve sont archivés dans le dossier.
IA intégrée
Une assistance pour suivre vos processus de signature
L’IA Sigmia aide les équipes autorisées à retrouver les documents et à comprendre l’état des processus. Les signatures, les approbations et les choix de sécurité demeurent encadrés par l’organisation.
- Retrouver le statut d’un document individuel
- Résumer l’avancement d’une campagne
- Identifier les signatures et les relances attendues
Le module peut être utilisé pour des contrats de travail, lettres, conventions, attestations, formulaires, politiques internes et chartes de sécurité.
Le procédé retenu doit correspondre à la nature et au risque du document.
Un document technologique peut avoir une valeur juridique lorsque son intégrité est préservée et qu’il permet d’établir le lien avec les personnes concernées.
L’organisation demeure responsable de déterminer les exigences applicables à chaque document.
Non. Les employés, gestionnaires, candidats ou partenaires peuvent signer à partir d’un lien sécurisé, selon le mécanisme d’authentification retenu.
Non. Le document demeure géré dans Sigmia pendant la préparation, l’envoi du lien, l’authentification, l’horodatage, la génération de la preuve, l’archivage et la sauvegarde.
Les accès sont encadrés selon les habilitations de l’organisation. Les infrastructures d’hébergement de Sigmia sont certifiées ISO 27001 et font l’objet d’une attestation SOC 2 Type II.
Les durées de conservation doivent être définies selon les obligations de l’organisation et les principes de la Loi 25.
Le tableau de bord présente l’avancement global et le statut de chaque destinataire.
Les équipes peuvent identifier les demandes signées, en attente ou expirées, puis lancer les relances nécessaires.
