Module comptes de dépenses

Des dépenses mieux encadrées. Des traitements plus fiables.

Le module Comptes de dépenses Sigmia centralise les reçus, les règles, les approbations et les remboursements. Il prend en charge les politiques de dépenses, les taxes, les devises et les moyens de paiement de votre organisation.

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Les défis

Quand les règles se multiplient, chaque dépense exige plus de contrôle

Les comptes de dépenses peuvent mobiliser plusieurs barèmes, taxes, devises, cartes et niveaux d’approbation. Sans processus commun, les contrôles se multiplient et la traçabilité se fragmente.

Sans le module

  • Les reçus sont transmis dans plusieurs formats

  • Les barèmes et taxes sont vérifiés manuellement

  • Les cartes d’entreprise sont rapprochées séparément

  • Les taux de change proviennent de sources différentes

  • Les politiques sont appliquées de façon variable

Avec le module

  • Les reçus sont centralisés et numérisés

  • Les calculs suivent les règles paramétrées

  • Les dépenses par carte sont rapprochées

  • Les devises utilisent des taux actualisés

  • Les politiques sont intégrées aux contrôles
Fonctionnalités clés

Six capacités pour maîtriser vos comptes de dépenses

Le module encadre la dépense de sa saisie à son transfert vers la paie ou les finances. Les règles peuvent être adaptées selon les profils, entités, projets, pays et catégories.

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  • 01

    Saisie et lecture des reçus

    Transmettez les dépenses depuis un téléphone ou un ordinateur. L’IA extrait les dates, montants, fournisseurs, devises et taxes.

  • 02

    Politiques et approbations

    Appliquez des plafonds, catégories, conditions et circuits d’approbation selon les profils, entités, projets ou pays.

  • 03

    Kilométrage et allocations de repas

    Calculez les allocations kilométriques selon vos barèmes et prenez en compte les règles liées aux repas ou autres indemnités.

  • 04

    Cartes d’entreprise

    Rapprochez les dépenses par carte avec leurs reçus, puis affectez-les aux employés, projets et centres de coûts.

  • 05

    TPS, TVQ, taxes et devises

    Calculez la TPS et la TVQ, paramétrez d’autres taxes et gérez plusieurs devises avec des taux actualisés en temps réel.

  • 06

    Archivage et intégrations

    Conservez les reçus avec un archivage à valeur probante, puis transmettez les données validées à la paie ou aux systèmes financiers.

Du reçu au remboursement, avec une meilleure traçabilité

Voyez comment une dépense en devise étrangère peut être lue, convertie, rapprochée d’une carte d’entreprise, contrôlée selon la politique applicable et transmise aux responsables.
IA intégrée

Une assistance qui réduit les vérifications répétitives

L’IA Sigmia aide à extraire et à structurer les renseignements des reçus. Elle signale certains écarts, tandis que l’acceptation ou le refus demeure sous la responsabilité des personnes autorisées.

  • Extraire les montants, taxes, dates et devises
  • Repérer les doublons et les incohérences
  • Soutenir l’application des politiques de dépenses
Découvrir l’IA Sigmia
« Sigmia nous aide assurément à identifier les tendances au niveau des accidents. Cela nous permet de mieux cibler les actions à prendre et les endroits où elles auront le plus d’impact. »
Directrice nationale SST, GardaWorld GardaWorld
Suite gestion administrative

Reliez les dépenses aux employés, à la paie et aux finances

Le module s’appuie sur les données de la Base RH et transmet les renseignements validés aux processus concernés.

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  • 01

    Base RH

    Associez chaque dépense au bon employé, à son entité, son établissement et ses responsabilités.

  • 02

    Traitement de la paie

    Transmettez les remboursements approuvés au cycle de paie lorsque ce mode de versement est retenu.

  • 03

    Finances

    Acheminez les taxes, affectations et dépenses validées vers les structures financières concernées.

  • 04

    Centre de services partagés

    Centralisez les questions sur les politiques, reçus, cartes d’entreprise et remboursements.

Questions fréquentes

Tout ce que vous devez savoir sur les Comptes de dépenses

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question?

Échanger avec nos spécialistes

Le module encadre les dépenses soumises par les employés, les allocations kilométriques, les repas et les dépenses réglées par carte d’entreprise.
Les catégories et conditions sont définies selon les politiques de l’organisation.

Les règles peuvent tenir compte du montant, du profil, de l’entité, du pays, du projet, de la catégorie ou du moyen de paiement.
Le système guide la saisie et signale les dépenses nécessitant un contrôle.

Les transactions peuvent être intégrées au processus de justification et d’approbation.
Elles sont ensuite rattachées à l’employé et aux dimensions financières concernées.

Oui. Le module calcule la TPS et la TVQ et permet de paramétrer différents types de taxes à l’échelle internationale.
Le calcul d’une taxe ne détermine pas automatiquement son traitement fiscal. Celui-ci dépend du reçu et des règles applicables.

Le module prend en charge plusieurs devises et utilise des taux actualisés en temps réel.
Les montants peuvent être convertis dans la devise de référence et analysés à l’échelle d’une entité ou d’un groupe.

L’archivage à valeur probante vise à préserver l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des reçus pendant leur conservation.
L’organisation demeure responsable des durées et des règles fiscales applicables.

Maîtrisez vos dépenses, vos taxes et vos approbations

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